Aprender como fazer reuniões com a equipe de vendas é essencial para ser um bom líder, aproveitar ao máximo o tempo dos profissionais que estão trabalhando com você, alinhar expectativas e encontrar boas alternativas para otimizar processos.
Está com dúvidas sobre como colocar tudo isso em andamento dentro da sua reunião? Então continue lendo e aprenda:
- como montar um convite de reunião para equipe de vendas;
- como organizar a pauta com a equipe de vendas;
- quais temas são ideais para esse encontro;
- como usar dinâmicas para gerar mais engajamento e mais.
Como fazer uma reunião com a equipe de vendas? Passo a passo
A realização de uma reunião eficiente com o time de vendas exige preparação especial da liderança que deve seguir algumas etapas, entre elas:
- estruturar o convite e guiar o time caso seja necessário preparação prévia;
- organizar e compartilhar uma pauta que seja eficiente;
- escolher os temas;
- definir a dinâmica de cada reunião de vendas;
- estabelecer como começar a apresentação para a reunião;
- enviar a ata de reunião para a equipe de vendas.
Confira a seguir, o que fazer em cada etapa para que todos os encontros sejam um sucesso.
1. Estruturar o convite e guiar o time caso seja necessário preparação prévia
Essa etapa parece simples, mas possui uma série de particularidades.
É comum que o setor de vendas tenha reuniões fixas na semana e no mês, além de outras esporádicas. Independentemente de qual for a situação, é necessário enviar um convite e delimitar a duração desses encontros. Dessa forma, o vendedor pode organizar os demais compromissos do dia.
Ao definir a duração da reunião, fique atento para não comprometer a agenda dos vendedores. Cumpra o horário pré-estabelecido no envio do convite e procure otimizar as discussões para que nenhum tópico deixe de ser abordado, mas evite discussões muito longas que se tornam improdutivas.
Antes de enviar o convite, liste os temas que deseja abordar e separe o tempo ideal para cada assunto. Assim você terá uma visão mais real sobre a duração do encontro.
Caso sejam muitos tópicos, geralmente, é mais produtivo separar os assuntos em dois encontros, ou deixar algumas pautas para a reunião da semana seguinte.
Esse tipo de atitude contribui para reduzir o tempo em que o time está reunido, e que poderia estar vendendo.
Outra sugestão importante para o planejamento da reunião é a adequação ao momento vivido pela equipe.
Períodos de final de mês ou final de ano, por exemplo, em que há um volume de trabalho mais alto dentro do time, não são os melhores para reuniões longas.
Nesses casos, se for inevitável o encontro, opte por sprints de 15 minutos, apenas para alinhar algumas informações indispensáveis.
Em outras palavras, em datas em que o volume de atividades de vendas está mais alto, pode ser muito desgastante reunir o time para discutir algum tópico que poderia aguardar mais alguns dias.
Use ferramentas para agendar o horário ideal com o time
A nossa sugestão é que você use recursos digitais para encontrar mais facilmente um lugar na agenda de seus colaboradores e reservá-lo.
Uma forma de fazer isso é por meio de sistemas como o Calendly. Outra opção é o Google Agenda.
Ao enviar o convite defina:
- o dia do encontro;
- horário de início e término;
- quais as pautas da reunião.
Além disso, no convite da reunião é importante compartilhar todos os detalhes sobre o que será discutido em uma pauta que pode ser enviada com o invite para o encontro ou mesmo por e-mail.
Informe sobre a preparação que cada participante deve realizar antes da conversa.
Por exemplo, será necessário analisar algum dado? Se sim, peça com antecedência para que o time reúna essas informações antes do encontro.
2. Como fazer uma pauta de reunião com a equipe de vendas?
“Mais uma reunião que poderia ter sido um e-mail”. Essa é a pior sensação que os vendedores podem ter ao fim de um encontro.
E é justamente para evitar esse sentimento, que uma pauta deve ser criada e analisada pelo gestor.
Ela funciona como um documento que organiza quais serão os assuntos da reunião da equipe de vendas.
Ao criar esse registro você poderá ponderar sobre a real necessidade da reunião, garantindo que ela será útil e ajudará na rotina dos profissionais da área.
É bastante comum que gestores comerciais entrem no automático e realizem reuniões semanais pela simples obrigação de fazê-las.
Entretanto, a pergunta é: se você não tem o que compartilhar com a sua equipe, por que ocupar o espaço da agenda de seus vendedores?
Pondere se você está fazendo uma reunião só porque está acostumado, ou porque de fato existem informações importantes para serem alinhadas e compartilhadas.
Então, como criar a pauta para a reunião? Algumas dicas são importantes:
- tenha objetivos claros sobre o que precisa ser decidido ou abordado na reunião;
- liste todos os assuntos relacionados que precisam ser analisados;
- considere a duração da reunião e priorize o que é mais importante ser discutido;
- reúna dados e indicadores que serão usados na conversa, deixando todos de fácil acesso;
- deixe um espaço reservado para dúvidas e discussões que podem aparecer.
Com essas dicas, você terá um bom cronograma para conduzir esse encontro.
3. Escolher os temas para reunião de equipe de vendas
Ao montar uma reunião é vital que você saiba como escolher bons temas, afinal, nem tudo precisa ser discutido em equipe. Os assuntos devem engajar a equipe e contribuir para que todos aprendam alguma coisa que melhore seus processos ou ajude a bater a meta. Conheça alguns deles, a seguir.
Análise de dados e feedbacks
Uma boa reunião prioriza dados, informações e feedbacks sobre alguma etapa do processo comercial que está gerando falhas e gargalos. Essa informação pode ser acessada pelo CRM da empresa.
Mas atenção, não estamos falando para que você analise o que está acontecendo dentro do pipeline de vendas. Seus vendedores têm acesso ao mesmo software que você, e podem verificar o andamento dos leads sem que toda a equipe seja mobilizada para isso.
Problemas pontuais podem ser discutidos individualmente entre você e cada vendedor.
Use a reunião para discutir dados específicos que afetam o departamento de maneira geral.
Existe um gargalo geral entre a etapa de negociação e fechamento? Então esse assunto pode ser tema da reunião, em busca de melhorias que vão beneficiar a todos.
Observe as metas e métricas do mês
Como líder, você precisa acompanhar as metas de vendas da empresa continuamente e não apenas no final de cada mês.
Entretanto, é possível que identifique que os resultados estão abaixo dos necessários para que o objetivo seja alcançado no final do período.
O que pode ser feito para reverter essa situação? Quais medidas podem ser tomadas? Quais ações emergenciais podem ser postas em prática?
Essas são algumas das questões que têm espaço entre os temas para reunião de equipe de vendas.
Feedbacks dos colaboradores
Ao fazer reunião com equipe de vendas, separe um tempo para que os colaboradores façam perguntas, solucionem dúvidas ou compartilhem suas dificuldades.
Já considere esse momento na organização da pauta e na definição do tempo de reunião.
É fundamental evitar um prolongamento desnecessário, afinal, tempo é dinheiro, e essa máxima é especialmente valiosa em uma equipe de vendas.
De maneira geral, sempre que convocar um encontro da sua equipe, garanta que os temas para reunião de equipe de vendas irão agregar valor ao dia a dia dos participantes. Isso significa ajudá-los a fechar mais negócios.
Para fazer isso, inclua um breve treinamento, uma dinâmica ou mesmo o feedback de um cliente apontando, por exemplo, um comportamento que deve ser perpetuado ou eliminado.
4. Definir a dinâmica de cada reunião de vendas
Definir a dinâmica de cada reunião de vendas é fundamental para manter todos os participantes engajados com o objetivo principal da discussão.
Por exemplo, se é uma reunião de análise de metas, qual será a estrutura dessa discussão, como será realizada essa análise?
Quais métricas serão avaliadas? Existe alguma solução para a melhoria dos resultados?
Em algumas situações pode ser necessário solicitar aos vendedores que levem seus próprios indicadores, para que as metas possam ser discutidas.
Além disso, busque também por ferramentas que possibilitem a participação ativa de todos do time, porém, de maneira organizada e estruturada, principalmente se tratando de ambiente remoto.
Um bom exemplo de ferramenta para reunião de equipe online é o Miro, com recursos variados e soluções simples de serem aplicadas ao longo da conversa.
5. Como começar um slide de reunião em equipe de vendas?
Montar uma apresentação para a reunião com a equipe de vendas também gera muitas dúvidas, mas não precisa ser assim.
Faça o básico: comece com o assunto principal da reunião e destaque todos os pontos que precisam ser discutidos, relacionados a esse assunto principal.
Por exemplo, se irão discutir sobre a meta que está longe de ser alcançada, destaque o dado que mostre isso e inclua a pergunta central do encontro, por exemplo, “como vamos resolver?”.
Inclua algumas ideias, afinal, como líder você precisa direcionar sua equipe, criando estratégias e planos de ação acionáveis.
Você também pode inserir dados históricos e outras informações que vão ajudar a expandir o conhecimento ao longo da conversa, facilitando o desenvolvimento do raciocínio sobre a questão.
Entretanto, não se esqueça que os slides devem ser usados para direcionar a atenção do time e destacar informações importantes. Nunca conduza uma reunião lendo o que está escrito na apresentação.
6. Enviar a ata de reunião para a equipe de vendas
Ao final de um encontro, é indispensável que o líder compartilhe com a equipe a ata da reunião. Ela funciona como um resumo com tudo o que foi discutido.
Essa prática ajuda a registrar o que foi definido para sanar problemas e quais ideias foram compartilhadas. Ao mesmo tempo, funciona como um guia para os próximos passos.
Envie por e-mail a ata e, se necessário, integre as atividades que precisam ser executadas no gerenciador de tarefas.
Pronto, agora você sabe como fazer uma reunião com a equipe de vendas.
Então aproveite ao máximo cada encontro e torne-os valiosos para a empresa e para a equipe.
Cada minuto dos seus vendedores é precioso, mas se bem elaborados esses encontros podem gerar insights valiosos, ajudando a alcançar resultados importantes a curto, médio e longo prazo.
Como fazer uma reunião com uma equipe de vendas? Bônus
Melhorar o processo comercial e otimizá-lo continuamente é um dever da liderança, mas você não precisa fazer isso sozinho.
A Salestime desenha e implementa estratégias de vendas e processos comerciais para empresas B2B crescerem de forma previsível e escalável.
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